Det er positivt, at scan-funktionen nu fungerer ved egenkontrol i ToolSite. Der kan dog opstå situationer, hvor det er nødvendigt for en administrator at kunne komme videre, selvom kravene til egenkontrollen ikke er opfyldt på normal vis. Derfor ønskes det, at administratorer får mulighed for at tilsidesætte kravet om egenkontrol, når der er behov for det. Det kunne eksempelvis være via en særlig administratorfunktion, hvor man aktivt kan overrule reglen og fortsætte processen. Formålet er at bevare den normale kontrolprocedure for medarbejderne, samtidig med at administratorer har den nødvendige fleksibilitet til at håndtere særlige situationer.
1. Søgning efter personer – layoutet går i stykker Når vi søger efter personer, vises layoutet forkert (se vedhæftede video). Fejlen kommer igen med jævne mellemrum. 2. QR-scanning virker ikke stabilt Nogle gange kommer værktøjet frem, når vi scanner en QR-kode, og nogle gange ikke. Scanneren pinger, men der sker ikke noget på skærmen. 3. Scanning af mange værktøjer ad gangen Det giver stadig problemer, når vi scanner mange værktøjer i træk.
Jeg har oprettet vores cykler i ToolSite og er i den forbindelse stødt på endnu et muligt forbedringspunkt. Det kunne være rigtig nyttigt at kunne have en cykel registreret med en fast lokation/lager, samtidig med at cyklen er udleveret til en bruger. Eksempelvis: Lokation: Lager KBH Status: Udleveret Bruger: Jens På den måde kan man stadig se, hvilket lager eller hvilken lokation cyklen hører til, selvom den aktuelt er udleveret og i brug hos en medarbejder. Det vil gøre det lettere at bevare overblikket over cyklernes tilhørsforhold og samtidig se, hvem der aktuelt har dem udleveret. Jeg tænker, at samme princip også kunne være relevant for andet værktøj eller materiel, hvor man gerne vil bevare en fast tilknytning til et bestemt lager/lokation, selvom det midlertidigt er udleveret.
Jeg har oprettet vores cykler i ToolSite og er i den forbindelse stødt på et muligt forbedringspunkt. Det kunne være rigtig nyttigt at have mulighed for at registrere en forventet indleveringsdato, når en cykel eller andet værktøj/materiel udleveres til en medarbejder. På den måde kan man nemt se, hvornår noget forventes retur, og følge op, hvis det ikke bliver afleveret som aftalt. Det kunne eksempelvis være: Udleveringsdato Forventet indleveringsdato Faktisk indleveringsdato Funktionen vil efter min vurdering ikke kun være relevant for cykler, men også for værktøj eller andet materiel, som man ønsker retur inden for en bestemt periode. Det kunne eventuelt også være interessant med en form for påmindelse/notifikation, når den forventede indleveringsdato nærmer sig eller er overskredet.
Det ønskes, at det bliver muligt at redigere og slette eksisterende afdelinger i ToolSite, gerne med mulighed for at vælge og håndtere flere afdelinger på én gang via multi-select. Derudover er der behov for at gøre oprettelsen af nye afdelinger mere kontrolleret. I dag er det for nemt at oprette afdelinger ved en fejl, hvilket medfører unødvendige fejl og efterfølgende oprydning ude i marken. Det kunne eksempelvis løses ved at begrænse, hvem der har tilladelse til at oprette afdelinger, eller ved at indføre en tydeligere bekræftelse ved oprettelsen. Formålet er at sikre en mere struktureret administration af afdelinger, reducere antallet af fejl og gøre det nemmere at vedligeholde afdelingsstrukturen i ToolSite.
Det ønskes, at der bliver mulighed for at eksportere både brugere og værktøj fra ToolSite til Excel. Det vil gøre det lettere at arbejde videre med data, udarbejde oversigter og rapporter samt foretage analyser uden for systemet. Det kunne eksempelvis være muligt at eksportere bruger og værktøjslister direkte fra de relevante oversigter i ToolSite til en Excel-fil. Formålet er at gøre det nemmere at få overblik over data og bruge dem i det daglige arbejde, eksempelvis til rapportering, kontrol og intern administration.
Ved søgning på f.eks. "Jens" finder Toolsite fint både "Jens X" og "Y Jensen". Men når man skriver "Jens " med et mellemrum, så virker det som om den åbner søgeresultaterne op for alle igen, indtil man skriver noget, og hvis der er få resultater så vises Y Jensen stadig, selvom den burde vel være frasorteret?
Idé: Vi ønsker en funktion i Toolsite, hvor alle vores kemiprodukter (datablade, sikkerhedsdatablade m.m.) kan samles ét sted. Da vi allerede administrerer vores værktøj i Toolsite, ville det være oplagt at have kemi-oversigten samlet samme sted. Hvordan kunne ønske det fungere: Hvert kemiprodukt tildeles en QR-kode QR-koderne placeres i firmabiler, på byggepladser og på værkstedet Ved at scanne koden på det produkt, man skal bruge, får man hurtigt adgang til: Sikkerhedsdatablad MAL-kode (hvis relevant) Øvrige sikkerhedsforanstaltninger og forholdsregler Formål/fordel: Hurtig og nem adgang til sikkerhedsinformation direkte i felten Mindre tidsspilde med at lede efter datablade Bedre efterlevelse af sikkerhedskrav, da information altid er ved hånden Ét samlet system for både værktøj og kemi – nemmere overblik for medarbejderne
Vedrørende forbedring: Køretøjer / containere Beskrivelse: Vi har tidligere drøftet mulighed for at tilknytte en ansvarlig medarbejder til en bil. Vi ønsker, at den samme funktionalitet udvides, så det også bliver muligt at tilknytte en ansvarlig medarbejder til containere. Det vil give et bedre overblik og sikre en tydelig ansvarsfordeling, hvor hver container er knyttet til en specifik medarbejder på samme måde som man kan knytte dem til et projekt. Forventet værdi for os: Bedre struktur, lettere administration og tydeligere ejerskab af containere /Biler i systemet.
Beskrivelse: Der ønskes en funktion til masseredigering af værktøj, så flere værktøjer kan opdateres samtidigt i stedet for at skulle redigeres enkeltvis. Baggrunden er, at flere medarbejdere opretter værktøj, hvilket kan medføre variationer i navngivning, opsætning og registrering. Samtidig opstår der løbende behov for at tilføje, fjerne eller ensrette oplysninger for at forbedre søgning, struktur og datakvalitet. I dag kræver dette, at hvert enkelt værktøj åbnes og redigeres manuelt. Ønsket funktionalitet: Mulighed for at markere flere værktøjer samtidig (fx alle vinkelslibere eller værktøj fundet via søgning/filter). Tilføj en funktion ”Rediger valgte” eller ”Masseredigering”. Ændringer skal kunne anvendes på alle markerede værktøjer på én gang. Eksempler på ændringer: Navngivning / ensretning af tekst Tilføjelse eller fjernelse af oplysninger Opdatering af søgefelter eller metadata Prisændringer på flere værktøjer samtidigt Andre fælles egenskaber på de markerede værktøjer Eksempel på arbejdsgang: Bruger filtrerer eller søger efter en bestemt værktøjstype → markerer alle relevante værktøjer → vælger Rediger → ændringen gennemføres på alle markerede enheder. Forretningsværdi: Funktionen vil reducere manuelt arbejde betydeligt, sikre mere ensartet datakvalitet på tværs af oprettelser og gøre vedligeholdelse af værktøjsdata hurtigere og mere effektiv – særligt ved større ændringer eller prisopdateringer. Forbedringsønske: Høj værdi ved administration og datavedligeholdelse.
Beskrivelse: Der ønskes en udvidelse af funktionaliteten for lagervarer i Toolsite, særligt i forhold til brug af Kiosk/Turbo-modulet samt mulighed for overførsel til flere placeringstyper. I dag anvendes lagervarer til registrering af håndværktøj som eksempelvis hamre, fastnøgler, tænger m.m., og Kiosk-modulet bruges aktivt i den daglige drift. Der opleves dog en begrænsning ved, at lagervarer ikke kan håndteres via Kiosk/Turbo på samme måde som øvrigt værktøj. Derudover ønskes mulighed for at overføre lagervarer til andre placeringer end lager. Ønsket funktionalitet: 1. Understøttelse af lagervarer i Kiosk/Turbo Gøre det muligt at overføre og håndtere lagervarer direkte via Kiosk/Turbo-modulet. Funktionaliteten ønskes så arbejdsgangen bliver ens med øvrige værktøjstyper. 2. Udvidede overførselsmuligheder for lagervarer Mulighed for at overføre lagervarer til flere placeringstyper – ikke kun lager. Eksempler på ønskede placeringer: Bil Container Øvrige understøttede placeringstyper i systemet Forretningsværdi: Funktionen vil skabe en mere ensartet arbejdsgang på tværs af værktøj og lagervarer, reducere manuelle processer og gøre Kiosk/Turbo mere anvendelig i den daglige drift. Samtidig giver det større fleksibilitet i håndteringen af håndværktøj og øvrige lagervarer på tværs af lokationer. Forbedringsønske: Høj værdi for daglig drift og lagerhåndtering.
Beskrivelse: Der ønskes en funktion ”Vælg alle” ved visning af værktøj på en medarbejder, lager eller bil. I dag er det muligt at fravælge alle, men ikke at markere alle på én gang. Ved håndtering af mange værktøjer betyder det, at brugeren skal klikke på hvert enkelt værktøj manuelt. Ønsket funktionalitet: Tilføj en ”Vælg alle” knap i værktøjsoversigten. Funktionen skal være tilgængelig ved visning af værktøj på: Medarbejder Lager Bil Knappen skal markere alle viste værktøjer i den aktuelle liste. Funktionen skal fungere på samme måde som den eksisterende ”Fravælg alle” funktion. Forretningsværdi: Funktionen vil reducere antallet af klik markant og gøre arbejdet hurtigere og mere effektivt, særligt når der arbejdes med større mængder værktøj ved overførsel, kontrol eller administration. Forbedringsønske: Optimering af brugeroplevelse og effektivisering af arbejdsgange.
Beskrivelse: Der ønskes en ny fane ”REP.” placeret i topmenuen sammen med de eksisterende faner Alle, Lager, Bil, Container og Projekt. Formålet er at gøre det hurtigt og intuitivt at få adgang til indholdet i REP – på samme måde som når man åbner eksempelvis et lager og ser, hvad der ligger der. Ønsket funktionalitet: Tilføj en REP-fane i placeringsoversigten. Ved klik på REP vises en listevisning over det indhold, der er placeret i REP. Funktionaliteten skal være ens med den måde, man i dag åbner og ser indhold på under fx Lager. Brugeren skal kunne søge og navigere direkte i REP uden ekstra klik eller skift til andre menuer. Forretningsværdi: Dette vil gøre det hurtigere at skabe overblik og reducere antallet af klik for brugere, der ofte skal kontrollere eller arbejde med indhold placeret i REP. Forbedringsønske: Ønskes for at optimere den daglige brug og skabe hurtigere adgang til overblik.
Beskrivelse: Der ønskes følgende funktionalitet i systemet: 1. Ansvarlig på bil og container/opbevaring Mulighed for at tildele en medarbejder som ansvarlig for en specifik bil samt container/opbevaringsenhed, på samme måde som man kan tildele ansvar på projekter eller værktøj. 2. Registrering af lagervarer i bil og container Mulighed for at registrere og håndtere lagervarer i bil og container/opbevaring på samme måde som værktøj håndteres i systemet. Dette inkluderer ind- og udtagning samt overblik over indhold. Formål: At skabe bedre overblik, ansvar og sporbarhed for udstyr og materialer i biler og containere, samt ensrette arbejdsgangen med eksisterende værktøjsmodul. Bemærkning: Ønsket vurderes sammen med udviklingsteamet og Stefan for teknisk mulighed og prioritering.
Det kunne være rart at kunne hurtigt oprette Bosch værktøj, med billed, manual mm.
Beskrivelse: Der ønskes mulighed for mere detaljeret styring af brugerrettigheder i systemet, så man bedre kan tilpasse adgangen efter medarbejdernes arbejdsopgaver og ansvar. I dag er adgangen forholdsvis bred, hvilket gør det svært at begrænse enkelte funktioner for bestemte brugertyper. Ønskede muligheder: Eksempelvis ønskes mulighed for at oprette brugere som: kun kan scanne værktøj kun kan se information om hvem materiel tilhører ikke kan overføre værktøj mellem brugere eller placeringer ikke kan ændre ejer-/ansvarsforhold kun har læseadgang til bestemte funktioner Formål: Dette vil gøre det muligt at oprette mere begrænsede brugerprofiler til eksempelvis: lagermedarbejdere lærlinge eksterne medarbejdere midlertidige brugere medarbejdere med behov for begrænset adgang Samtidig vil det øge sikkerheden og mindske risikoen for fejlregistreringer eller utilsigtede flytninger af materiel. Forslag: At brugerrettigheder opdeles mere modulært, så administrator selv kan aktivere/deaktivere specifikke funktioner pr. bruger eller brugerrolle.
Der er mange muligheder for at tilrette service så det passer til den enkeltes behov og ønsker, men jeg kunne godt tænke mig muligheden for helt at fravælge service. vi har en del registreret værktøj hvor vi har valgt ikke at ha service, men da jeg tilsyneladende ikke kan fravælge muligheden skal jeg servicere popnittetang, skruetrækkersæt, topnøglesæt fm.m. som hos os ingen mening giver og fjerner fokus fra de værktøjer der skal kontrolleres og serviceres lovpligtigt.
Beskrivelse: Det ønskes, at Toolsite giver mulighed for at oprette en grundskabelon for eftersyn, som efterfølgende kan genbruges ved oprettelse af nye eftersyn. I stedet for at oprette et eftersyn fra bunden hver gang, skal man kunne lave en kopi af en eksisterende skabelon og tilpasse den efter behov. Funktionalitet: Oprettelse af en “grundskabelon” for eftersyn Mulighed for at kopiere skabelonen ved nyt eftersyn Kopien kan redigeres uden at ændre originalen Hurtig oprettelse af standardiserede eftersyn Formål: Spare tid ved gentagne eftersyn Sikre ensartet struktur på tværs af eftersyn Reducere manuel opsætning hver gang Gøre det nemmere at arbejde med faste procedurer Værdi for Toolsite: Øger effektiviteten i service- og eftersynsmodulet Gør systemet mere skalerbart ved mange ens processer Styrker standardisering og datakvalitet Gør Toolsite mere professionelt i forhold til dokumentation Værdi for os kunder: Hurtigere oprettelse af eftersyn Mindre risiko for fejl og manglende felter Ensartet kvalitet i dokumentation Lettere oplæring af nye brugere Mulige udvidelser: Versionering af skabeloner (v1, v2 osv.) Deling af skabeloner mellem brugere/afdelinger Branche-skabeloner (fx stiger, faldsikring, elværktøj) Automatisk forslag til skabelon baseret på udstyrstype
Beskrivelse: Det ønskes, at dropdown-menuer i Toolsite kan understøtte valg af flere svar samtidig (multi-select), i stedet for kun ét enkelt valg. Dette vil gøre det muligt at registrere flere relevante værdier i samme felt. Eksempel: I en dropdown kunne man fx vælge flere kategorier eller svar samtidig, i stedet for kun ét. Reference: Funktionen findes i andre systemer, fx Inspectly, hvor det er muligt at vælge flere svar i samme dropdown. Formål: Gøre dataregistrering mere fleksibel Reducere behov for ekstra felter eller gentagelser Gøre det lettere at beskrive komplekse situationer Øge brugervenlighed ved service- og tjekskemaer Værdi for Toolsite: Mere avanceret og moderne formularfunktionalitet Bedre datakvalitet og mindre begrænsning i input Gør Toolsite mere konkurrencedygtigt ift. lignende systemer Understøtter mere realistisk arbejdsgang i felten Værdi for os kunder: Hurtigere udfyldelse af formularer Mindre behov for workaround-felter Mere præcis registrering af hændelser og observationer Bedre overblik over komplekse opgaver
Det kunne være en kæmpe fordel, hvis man på administratorniveau under både optællings- og serviceoversigterne kunne markere og vælge flere værktøjer ad gangen og derefter udføre handlinger som eksempelvis: Udføre service Ændre status Godkende optælling Flytte værktøj Opdatere lokation mv. I dag skal man ofte enten scanne eller indtaste hvert enkelt værktøjsnummer manuelt, hvilket kan være meget tidskrævende ved større lister. Denne funktion ville især være en stor hjælp i situationer, hvor nogle brugere arbejder ud fra papir eller udskrevne lister på grund af forskellige handicap eller arbejdsforhold, og hvor listerne efterfølgende gives videre til en administrator, som skal udføre handlingerne i systemet. Muligheden for massehåndtering ville derfor: Spare meget tid i administrationen Gøre arbejdsgangen mere fleksibel Mindske risikoen for fejlindtastninger Gøre systemet mere tilgængeligt for brugere med særlige behov Det ville være en stor forbedring i den daglige drift, især i virksomheder med mange værktøjer og flere brugere.